Gestion contractuelle des marchés :

l’art et la manière de sécuriser ses affaires !

Respecter ses obligations et protéger son entreprise

Mercredi 18 mars s’est tenue la Matinale d’Afortech sur le sujet de la gestion contractuelle des entreprises du Bâtiment. Maître Sylvie Verniole-Davet, Avocate qui anime le pôle Droit des affaires de son Cabinet, Avocate à la Cour d’Appel de Paris, spécialisée en Droit de la construction et de l’immobilier a abordé des sujets sensibles pour les équipes dirigeantes : comment gérer les risques de dérapage de vos marchés, de leur début à leur réception, comment se protéger, comment anticiper les problèmes, etc.
Maître Verniole-Davet a démarré le webinaire en illustrant les difficultés juridiques que les entreprises peuvent rencontrer : elle nous peint d’abord trois situations courantes, pour mieux comprendre les écueils qui peuvent se présenter, dans un monde des affaires où le juridique a aujourd’hui largement remplacé les accords à l’amiable et « les tapes sur l’épaule ».
Et elle nous précise ensuite quatre points contractuels de base à respecter, pour anticiper les risques et protéger son entreprise.

1/ Trois exemples sur le terrain et dans la vie quotidienne

Exemple 1 : les relations entre une entreprise et un de ses sous-traitants

Cette entreprise a un contrat de marché avec un client, et décide de faire appel à un de ses sous-traitants pour une partie de l’ouvrage. Mais après quelque temps, le sous-traitant accumule du retard, ayant trop de travaux auxquels faire face. Le dirigeant de l’entreprise lui signifie son mécontentement, lui demande de renforcer ses équipes, va le voir sur le terrain… – mais rien n’y fait et la pression monte. Jusqu’à ce que l’entreprise signifie à son sous-traitant qu’elle met fin à leur relation, et lui demande de ne plus venir sur le chantier.

Le dirigeant a-t-il eu tort ? Eh bien oui, car en Droit, il n’aurait pas dû arrêter la relation de façon aussi brutale. Une bonne gestion contractuelle lui aurait fait plutôt signer un contrat qui aurait identifié précisément les prestations à effectuer, dans quels délais, et sinon avec quelles pénalités de retard. Ainsi il aurait été couvert.

Exemple 2 : des modifications effectuées, mais non reconnues par le client

Au cours d’un chantier, l’architecte de la copropriété vous demande une modification que vous réalisez, … mais qu’à la fin le client n’est pas prêt à payer. Au moment où vous adressez votre facture à votre client, celui-ci refuse de payer, mais en plus vous demande de réaliser précisément ce qui avait validé initialement. Qui a raison ?

En fait c’est votre client qui a raison : vous n’avez pas fait valider par écrit cette modification avec lui en son temps. Rien n’a été formalisé.

Une bonne gestion contractuelle aurait voulu que vous fassiez approuver un autre devis par votre client, et que le contrat avec lui ait fait l’objet d’un avenant. Pas d’ordre de service, … pas de paiement !

Exemple 3 : des réserves effectuées, mais non payées 

A la fin d’un marché de travaux, l’architecte vous demande de remédier à quelques réserves, que vous effectuez. Vous envoyez votre facture  de solde à votre client, mais celui-ci ne reconnaît pas les réserves demandées par l’architecte, et ne veut pas les régler… Le cas est actuellement de plus en plus courant d’ailleurs. Qui a raison ?

Le client a raison : il allègue qu’il n’a jamais réceptionné vos travaux, qu’il n’a jamais accepté les travaux supplémentaires, et que vous ne l’avez jamais informé de ces travaux ni contacté pour les réceptionner. Ce en quoi il n’a pas tort.

Une bonne gestion contractuelle vous aurait permis de sécuriser votre relation, en prévoyant des dispositions sur la réception des travaux. Et notamment les modalités de fin de travaux, avant que le client ne puisse prendre possession de l’ouvrage.

2/ Les quatre points contractuels de base à respecter

Qu’est-ce qu’un contrat ?

Est-ce qu’un contrat est défini par une règle juridique ? Oui, c’est « la rencontre d’une offre et d’une acceptation, par lesquelles les parties manifestent la volonté de s’engager » (Article 1113 du Code Civil). Cette volonté peut résulter d’une déclaration ou d’un comportement qui n’est pas ambigu. Ca peut être formalisé par un devis avec clairement identifiés la prestation, la date, le montant, et le tampon et la signature du client. Ca peut être un ordre de service de copropriété, une lettre de marché, un contrat avec un client ou avec un sous-traitant, … L’essentiel est que l’acceptation du client ou du sous-traitant soit dépourvue de toute ambiguïté, claire et précise. Attention un devis signé et accepté formellement (même par email ou par sms) engage les deux parties qui l’ont contracté ! Pas question de revenir dessus après, même si l’on a trouvé entretemps moins cher ailleurs…

Pourquoi fait-on un contrat ?

La réponse est simple et logique : un contrat sécurise les relations entre les parties, les obligations du sous-traitant, et ceci en termes de durée, de pénalités de retard, d’exécution de la prestation, de responsabilités, de conformité de l’ouvrage, et de garanties (décennale, de parfait achèvement, etc.).

Les pratiques du terrain ont largement évoluées ces dernières décennies : les pièges juridiques sont à tous les étages, et les différents acteurs de la construction ne se font pas de cadeau !

Quel cadre contractuel appliquer ?

Quel est le cadre contractuel qui va s’appliquer entre les parties ? Cela dépend de la personne avec qui vous signez le contrat.
Si vous avez l’habitude de marchés pour un client public (une mairie, une collectivité locale, une institution publique, …) : dans ce cas le cadre contractuel qui va s’appliquer au marché de travaux, c’est le Code de la Commande Publique, et les Caisses Contractuelles qui sont visées par le marché que vous allez conclure avec ce client public.
Si vous faites un marché de travaux avec un particulier, avec un syndic de copropriété, ou avec une société de droit privé, le cadre contractuel sera celui du Code Civil (parfois du Code du Commerce). A quoi peut se rajouter des normes :  si les parties décident de respecter la Norme Afnor P03-001 (qui s’applique aux marchés privés de travaux), les normes à respecter et leurs priorités devront être mentionnées clairement dans le contrat (souvent définies dans un CCAP).

Comment anticiper les risques ?

Et comment sécuriser la conformité des ouvrages ? On a vu qu’il faut formaliser le contrat par les droits et les obligations de chacune des parties. Il doit vous aider à établir les clauses relatives des prestations à faire, à la durée et aux pénalités de retard, et à la responsabilité que vous voulez donner au sous-traitant.

Ces précisions documentées de façon claire et précise permettent de vous couvrir et de vous protéger en cas de problèmes. Elles définissent et règlent, par leur formalisation, à avancer pas à pas au long des étapes. Elles vous aident aussi à prendre l’habitude de formaliser votre demande et à vos réactions en cas de litige.

Dans le monde des affaires d’aujourd’hui, ce minimum de formalisation contractuelle est un must pour ne pas perdre d’argent dans ses marchés !

3/ Comment se former à la bonne gestion contractuelle ?

Les formations d’Afortech pour vous aider à sécuriser vos marchés par une bonne gestion contractuelle préventive et vigilante sont les suivantes :

En présentiel ou en visio :

En e-learning:

Accompagnement : nous pouvons aussi mettre en place avec vous des outils sur le suivi des alertes que vous devez avoir sur vos contrats (contrat de sous-traitance, contrat de base, etc.). Format de l’accompagnement de type Conseil à définir avec vous.

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à appeler Brigitte Pallu, au 06 11 46 19 13 ;  ou bien écrivez-lui à cette adresse : bpallu@afortech.com.