L’entretien professionnel obligatoire concerne tous les collaborateurs et doit avoir lieu tous les deux ans à compter de la date d’embauche. Pour les salariés déjà en poste au 7 mars 2014, l’échéance était fixée au 7 mars 2016. Les entreprises qui ne se soumettent pas à cette obligation légale s’exposent à des sanctions pénales. Pourtant, au-delà de la contrainte, s’il est bien préparé et conduit, l’entretien professionnel peut être un acte managérial déterminant et un outil de gestion efficient pour les ressources humaines.

Pour aider les entreprises à remplir cette nouvelle obligation, AFORTECH propose un accompagnement sur-mesure, établi avec Martine COLCHEN, Consultante RH, qui nous explique la démarche dans l’interview qui suit. Jean-Michel DAO, à la tête de l’entreprise BONNET, et
Angel SANCHEZ, dirigeant de BLANCHE, ont bénéficié de cet accompagnement et témoignent de leur expérience.

Martine COLCHEN, comment se déroule un accompagnement type sur le sujet des entretiens professionnels ?
L’accompagnement compte trois grandes étapes : l’organisation des entretiens, leur conduite et l’exploitation des données recueillies.

En quoi consiste la première phase ?
Il s’agit d’une étape de réflexion sur la situation de l’entreprise en matière de gestion des Ressources Humaines notamment. Ce rendez-vous se déroule avec l’équipe dirigeante, Catherine SAUDECERRE et moi-même pour déterminer le contexte dans lequel s’inscrit ce processus d’entretiens professionnels. De nombreuses questions sont abordées : sur les métiers de l’entreprise, son environnement, les changements prévisibles auxquels elle doit se préparer, la pyramide des âges, la stratégie RH, l’articulation entre entretiens professionnels et entretiens annuels, la politique de rémunération, de promotion, de mobilité interne, de formation…

Ce travail préliminaire nous permet de déterminer ensemble la façon dont vont se dérouler les entretiens : période retenue, invitation et explication du

Pour la 2ème étape, nous rentrons dans le vif du sujet : la conduite des entretiens. Comment cela se déroule-t-il ?
Les responsables ont deux options : conduire leurs entretiens en interne ou choisir de les externaliser.

Quels sont les principaux points abordés lors des entretiens que vous menez ?
Pour commencer, nous faisons le bilan des deux années écoulées en termes de formation, de progression professionnelle et salariale. Ensuite, le salarié réfléchit à la façon dont il se projette dans l’avenir pour déterminer les actions à mettre en place que ce soit à son niveau personnel ou celui de l’entreprise.

Quel est le rôle d’Afortech lorsque les entretiens ont lieu en interne ?
Nous proposons une phase préparatoire d’une demi-journée pour former les responsables qui mèneront ces entretiens à leurs fondamentaux et analyser le contexte dans lequel ils s’inscrivent. Ensuite, s’ils le souhaitent, nous les formons, également sur une demi-journée, à la conduite des entretiens, notamment avec des jeux de rôle.

Enfin, quelle est la 3ème étape ?
AFORTECH accompagne le debrief. Pour ma part, une fois les entretiens achevés, je propose une synthèse au dirigeant qui se les réapproprie. Il en va de même lorsque les entretiens sont conduits en interne. Avec cette synthèse, le dirigeant se positionne sur les souhaits de formation émis par ses salariés en fonction de ses projets d’entreprise. Lors de ce rendez-vous, Catherine SAUDECERRE est également présente pour accompagner le dirigeant dans l’élaboration de son plan de formation.

D’après vous, quels avantages peut tirer un dirigeant de ce type d’entretiens ?
Ces entretiens peuvent permettre de fidéliser les collaborateurs puisque le dirigeant connait leurs motivations pour répondre à leurs attentes. Ces entretiens peuvent également constituer une clé pour repérer les collaborateurs qui ont le potentiel pour remplacer les futurs retraités et donc les préparer par des formations adaptées. Ils peuvent également faire émerger de nouvelles suggestions de formations, auxquelles les dirigeants n’avaient pas pensé pour certains postes.

Angel SANCHEZ, vous venez d’achever les entretiens professionnels, conduits par un intervenant extérieur. Pouvez-vous revenir sur la façon dont AFORTECH vous a accompagné ?
Les équipes AFORTECH m’ont accompagné de A à Z pour faire face à cette obligation. Comme j’ai fait le choix de confier cette tâche à un prestataire, AFORTECH m’a aidé à le choisir. Ensuite, une fois les entretiens effectués, AFORTECH m’a également accompagné dans la définition de plans de formations individuels. Et bien sûr, ces formations seront dispensées par AFORTECH.

Pourquoi avez-vous décidé d’externaliser les entretiens professionnels obligatoires ?
Mon métier, c’est de diriger l’entreprise BLANCHE. Je ne suis pas un spécialiste des RH, c’est donc naturellement que j’ai choisi d’externaliser les entretiens. Je ne vois que des avantages à faire appel à un expert extérieur. Sa synthèse est effectuée de façon totalement impartiale et, paradoxalement, les collaborateurs se confient plus facilement à quelqu’un qu’ils ne connaissent pas.

Combien de collaborateurs sont concernés par ces entretiens et comment s’est déroulée la prestation ?
Chez BLANCHE, 22 collaborateurs sont concernés. L’expert a consacré une heure à chacun d’entre eux et tout a été bouclé en 3 semaines. J’ai bien entendu été consulté pour valider les synthèses tirées de ces entretiens, ce qui m’a permis, avec AFORTECH, de définir des plans de formations adaptés, conciliant à la fois les attentes des collaborateurs et les besoins de l’entreprise.

Jean-Michel DAO, comment s’est déroulé votre accompagnement avec AFORTECH ?
J’ai eu un premier rendez-vous avec Catherine SAUDECERRE et Martine COLCHEN. Nous avons parlé de l’entreprise, de son histoire, de son actualité, de son avenir, de sa stratégie de développement et de formation, etc. Comme j’ai décidé d’externaliser les entretiens, AFORTECH m’a fait une proposition chiffrée et a établi un calendrier prévisionnel de la prestation.
A la fin des entretiens, j’aurai ensuite un rendez-vous pour débriefer et analyser les grandes lignes qui se dégagent.

Vous avez décidé d’externaliser vos entretiens professionnels obligatoires, pour quelles raisons ?
Essentiellement par manque de temps. Je suis habitué à mener les entretiens annuels avec les cadres et principaux ETAM depuis des années, mais là, je ne voyais pas comment j’allais faire passer des entretiens à mes 44 collaborateurs ! De plus, je n’ai pas le savoir-faire d’un spécialiste des Ressources Humaines pour effectuer ce type de tâche. Lorsqu’AFORTECH a présenté l’opportunité d’externaliser ces entretiens, je n’ai pas hésité.

Qu’attendez-vous de ces entretiens ?
Il faut savoir transformer une contrainte légale en opportunité. Je lirai donc avec beaucoup d’attention la synthèse des entretiens pour chercher des pistes d’évolution possible. Nous faisons déjà beaucoup de formations chez BONNET, mais, s’il le faut, je n’hésiterai pas à les compléter. Et, qui sait, peut être vais-je découvrir des talents cachés dans mon entreprise !